6 avril 2010 : GT "assistantes"

Cette groupe de travail a été lancé suite aux constats suivants :

•  le nombre d'assistantes sur notre site est en constante diminution. Ce métier a été particulièrement touché par le plan de départs volontaires de 2009.
• le métier d'assistante a considérablement évolué ces dernières années.
• nous manquons d'expérience pour faire évoluer les carrières des secrétaires au delà d'un certain coefficient.

Les questions que nous nous posons sont par exemple :

• comment assurer le même service avec moins en moins d'assistantes ?
• quel sera leur profil, leur métier, dans 5 ans ? dans 10 ans ?
• comment accompagner nos assistantes vers ces nouvelles missions ?

Dans la "littérature" RH, le métier d'assistante se définit comme "une personne dont la mission est de faciliter la vie  de l'équipe à laquelle elle est intégrée.".

Si on fait un état des lieux de l'activité de nos assistantes, on s'aperçoit vite que les situations sont très diverses d'une équipe à l'autre. On va trouver par exemple, l'organisation des voyages mais qui sont de complexité très variable, la gestion documentaire, l'accueil des visiteurs, parfois le reporting budgétaire ou le reporting qualité, etc.

Imaginer de nouvelles missions liées à l'évolution des technologie de l'information est possible : mise à jour de sites internet (à créer, certes !), veille documentaire, mise en forme des documents pour une présentation ou pour un compte-rendu, etc. Notre soucis est, d'une part, de ne pas sous prétexte d'évolution de métier, surcharger nos assistantes avec de nouvelles activités sans en ayant éliminé d'autre ; d'autre part, de ne pas transférer une partie des tâches des assistantes vers les chercheurs eux-mêmes car ce serait très contre-productif.

Nous pouvons aussi imaginer de modifier notre organisation du travail - par exemple, en spécialisant des  assistantes sur les voyages, sur la qualité, etc. 

D'ici la prochaine réunion nous devons faire une liste des services rendus par nos assistantes.

La cellule RH doit également apporter les éléments de réponse suivants :

• quelle est la situation des assistantes sur les autres sites ? y-a-t-il des assistantes 305, 335 ? a-t-on des exemples de référentiel pour ce métier?
• que contient la formation des 'assistantes managers" ?
• quelle est la vision moyen terme de la direction sur ces métiers (effectifs, position, ...) ?

Prochaine réunion : 11 mai.